¿Cuáles son los mejores consejos para la Planificación de la Conferencia?

Planificación de una conferencia de negocios no es algo que sucede durante la noche. Hay lugares para reservar, patrocinadores para reunir, y los altavoces para participar. También hay pequeños detalles como los que los asistentes se mantendrá mientras que en la ciudad, lo que las comidas están incluidas, y un mundo de otras cuestiones que deben abordarse si la conferencia es un éxito. Si usted está a punto de participar en la tarea de la planificación de conferencias, he aquí algunas cosas a tener en cuenta.

En primer lugar, nunca asumen que pueden manejar todos los detalles de ti mismo. De hecho, es muy probable que usted no será capaz de hacer una lista completa de todo lo que debe ser arreglada sin alguna ayuda. Por esta razón, su primera tarea como un planificador de la conferencia debe ser reunir a un comité de planificación. Por lo general, un grupo de cinco a seis personas es suficiente para reunir una conferencia anual para cualquier lugar entre un doscientos a quinientos asistentes. La comisión en su conjunto es mucho más probable que cubrir todas las bases y hacer posible abordar todos los aspectos clave de la reunión con mucha antelación.

Además de reunir su comisión, es muy importante para empezar a hacer los preparativos tan pronto como sea posible. Realmente no importa si la conferencia de negocios es de ocho meses de distancia. Expertos en la planificación de conferencias a menudo empiezan a trabajar en un próximo evento diez y cincuenta meses de antelación. Como un beneficio, usted tendrá más tiempo para comparar precios en distintos centros de conferencias, investigar y negociar mejores tasas de hotel para los asistentes, y también tienen más tiempo para encontrar los altavoces correctos para el evento.

Asegúrese de que cada miembro de la comisión ha tareas específicas a realizar. Cada tarea debe tener prioridad y tienen una fecha de entrega establecidos. Planificación de la Conferencia a menudo implica la organización de las tareas en una secuencia lógica, de modo que los puntos de acción que se debe hacer antes de otros artículos se abordan obtener completado a tiempo. Con cada miembro de la comisión encargada de un conjunto específico de elementos para concluir antes de la próxima reunión, hay menos posibilidades de ser abrumado con tareas como las fechas para el enfoque del evento.

Siempre obtenga compromisos por escrito. ¿Quieres una verificación por escrito del hotel que los asistentes recibirán una tasa diaria específica, mientras que asisten al evento. También obtener documentada y detallada información sobre lo que el hotel ofrece en la forma de las salas de conferencias y salas de reuniones para conferencias, cenas, y las clases se ofrecen durante la conferencia. Lo mismo es cierto para cualquier especial de aire o de las tasas de ferrocarril a asegurar para los asistentes. Esto no sólo darle la paz de la mente, sino que también hace mucho más fácil para revisar el progreso que se ha hecho en cada una de las reuniones del comité de planificación y mantener una imagen exacta de lo que queda por hacer.

proveer a los expositores para el evento con las instrucciones y directrices detalladas de antemano. Prepare un diagrama sencillo que indica que cada stand de exposición se puede configurar en una conferencia o sala de exposiciones, junto con información sobre dónde enviar el material por adelantado y el stand donde a recogerlos el día que llegan a configurar la exposición. Esto le ahorrará todo el mundo, incluyendo el comité de planificación de conferencias, un montón de dolores de cabeza en la víspera del evento.

Una sugerencia final con la planificación de la conferencia es a esperar lo inesperado. No importa qué tan bien su comisión los planes del evento, siempre habrá algún tipo de hipo. Un orador se enferman y tienen que retirarse, o el exceso de reservas de hotel accidentalmente una de las salas de banquetes. Aprovechar la experiencia colectiva de su comisión a identificar algunas de las más comunes, los problemas que se puedan presentar, y decidir de antemano cómo manejar de manera efectiva.

Cuando la planificación de la conferencia se lleva a cabo de manera eficiente, es relativamente fácil para una organización para acoger una conferencia, e igualmente fácil para las partes interesadas a . Su objetivo es en realidad un doble en la naturaleza. Usted desea que el flujo de la conferencia a ser lo más uniforme posible. Al mismo tiempo, también quiere asegurarse de que las cuestiones no previstas se pueden abordar de manera rápida y eficaz. Mediante una planificación anticipada, la delegación de tareas a un comité de poder y el procesamiento de los puntos de acción de una manera lógica, puede estar seguro de mantener el proceso de planificación de conferencias manejables y, finalmente, un gran éxito.

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