¿Cuáles son los pasos en el proceso de contratación?

proceso de adquisición es el término utilizado por las empresas para describir el proceso de compra, y puede referirse a la compra de suministros o servicios. Muchas empresas utilizan herramientas automáticas tales como un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) y Electronic Data Interchange (EDI) para ayudar a los especialistas en o comprador con las actividades de compra. Independientemente de si se utiliza un sistema automatizado, el objetivo del proceso de contratación es comprar el producto o servicio exacto cuando sea necesario por el precio más favorable.

La identificación de una necesidad es el primer paso en el proceso de contratación. Si la empresa tiene un sistema automatizado, por lo general una solicitud de compra (PR) se enviará al comprador indicando lo que se necesita producto o servicio. Para las empresas sin sistemas automatizados, un receptor a mano se utiliza a menudo, lo que requiere la persona o departamento que necesita el producto o servicio a presentar un formulario de solicitud de compra para el comprador de la acción.

Si el producto o servicio previamente adquiridos, el comprador puede entrar en una orden de compra en el sistema ERP o someter el pago a los proveedores sobre la base de los previamente acordados a los términos y condiciones. Si el producto o servicio no ha sido obtenida antes, el comprador debe proceder con una solicitud de presupuesto (RFQ). Una petición de oferta consiste en seleccionar un proveedor, la determinación del precio a pagar, y de acuerdo a los plazos de entrega y la cantidad para la entrega.

Selección de un proveedor normalmente implica el envío de solicitudes de cotización a varios proveedores y la comparación de las ofertas para determinar qué proveedor puede satisfacer mejor las necesidades de la empresa. El comprador solicitará una cantidad específica y fecha de entrega sobre la base de los requisitos descritos en la solicitud de compra. Dependiendo del tipo de producto o servicio requerido, también puede ser la necesidad de cualificación técnica o una licencia especial. Por ejemplo, si el producto que es un dispositivo médico, el proveedor deberá ser autorizado por la FDA para la fabricación de los productos y prototipos debe ser enviado y aprobado por la empresa antes de órdenes de compra pueden ser emitidas.

La determinación de la precio que se paga por lo general incluye la comparación de las ofertas luego negociar el mejor precio. El comprador debe asegurar que todas las ofertas son un reflejo exacto de los trabajos a realizar o el servicio prestado, e incluyen todos los impuestos aplicables y gastos de envío. De esta manera, el total de costo de aterrizaje se conoce antes de la orden de compra se coloca.

También es necesario entender el tiempo de espera y espera que la cantidad a entregar. Sobre la base de la fecha de necesidad real, cualquier presupuesto aceptado debe cumplir con la fecha requerida. Si el proveedor no puede cumplir con la fecha que necesita la empresa, acelerar las primas que puedan originarse.

La cantidad prevista también debe ser apoyado por el presupuesto recibido. El comprador debe asegurarse de que la cantidad que se entregará no es menor que el solicitado por la escasez puede resultar en la pérdida de ingresos. El comprador también debe asegurarse de que la cantidad que se entregará no es más que necesario porque el exceso puede dar lugar a responsabilidad para la empresa si el producto no se usa nunca. En última instancia, el comprador es responsable de garantizar el proceso de contratación se realiza para satisfacer las necesidades de la empresa, manteniendo los beneficios.

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