¿Qué es un sistema de adquisiciones?

un sistema de adquisición suele ser un sistema informático diseñado para gestionar el proceso de contratación. De es un término usado para describir la actividad de compra de una empresa u organización. Hay dos tipos principales de sistemas de contratación: y la contratación estándar. Ambos tipos de sistemas están ampliamente disponibles ya menudo se incluyen en la planificación de recursos empresariales (ERP) o de productos de software de contabilidad.

A pesar de la funcionalidad proporcionada varía según el software, una herramienta típica incluye solicitudes de compra, órdenes de compra, bienes de los ingresos, y el procesamiento de facturas. Además de estos requisitos básicos, la mayoría de los sistemas incluyen un conjunto de herramientas de informes. Construido en los procesos de aprobación, los controles y herramientas de gestión de los fondos suelen ser estándar en los productos más grandes.

El concepto principal de la contratación es que la planificación avanzada, la programación, y la compra de grupo se traducirá en ahorros de costos, la operación de negocio más eficiente, y por lo tanto mayor rentabilidad. Un sistema de adquisiciones se utiliza para gestionar este proceso, proporcionando el tiempo de respuesta de las facturas, seguimiento del gasto total por tipo de producto, así como los compromisos financieros y de gestión de flujo de efectivo. La ejecución completa de un sistema de adquisición suele dar lugar a cambios significativos en los procesos de negocio existentes, como el sistema requerirá de algunos controles y procedimientos internos para estar en su lugar.

Un sistema electrónico de adquisiciones es también conocida como la contratación electrónica. Este término se utiliza para describir el software que permite a los compradores a los catálogos de proveedor de acceso a través de Internet, así como la aceptación de facturas electrónicas. Los compradores seleccionan sus materiales, indicar las cuentas a cobrar por la compra, y crear una orden de compra en el sistema de contabilidad. Toda actividad relacionada con la adquisición se complete en el sistema electrónico, reduciendo el papeleo y aumentar la eficiencia.

procesamiento de facturas electrónicas permite seleccionar las empresas a simplificar aún más la factura de revisión y aprobación. Los datos se enrutan a través de una serie de aprobaciones en línea antes de ser procesada para el pago en el sistema contable. Este tipo de sistema de contratación es muy popular en las grandes empresas, donde los contratos en vigor para gestionar la actividad de gasto. Para estas empresas, la reducción del tiempo del personal para el procesamiento de facturas proporciona un excelente retorno sobre la inversión.

Un sistema de contratación estándar está totalmente integrado con el paquete de software de contabilidad utilizados por la organización. Toda la actividad de compras se supervisa y gestiona a través de este módulo, permitiendo a la empresa para controlar el gasto y las oportunidades de pista para un mayor ahorro. Los informes, análisis, y los controles internos están incorporados en este tipo de software y están diseñadas en torno a las mejores prácticas. La aplicación de un sistema de adquisiciones es una de las maneras más fáciles de mejorar la eficiencia operativa.

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